瞭解論文中英文姓名的寫法後,我們就可以為我們研讀過的文獻或手中的論文編碼。統一的編碼原則不僅有助於文獻的分類與整理,在撰寫論文時更有助於正確的索引。
我們採用的編碼方式,是以「作者姓」加上兩位數的「論文出版年」(取西元紀年的後兩碼)構成的。
如果是單一作者,「作者姓」的部分就是該作者姓的前三個字母,其中第一個字母大寫,後兩個字母小寫。例如 Arvind Krishna 在 1999 年出版的論文,就編碼為 Kri99。
如果是兩位或三位作者合著的論文,「作者姓」的部分就是依序取每位作者姓的第一個字母所組成,每個字母都大寫。例如由 David Braginsky 和 Deborah Estrin 於 2002 年出版的論文,就編碼為 BE02。
如果作者數目超過三個,則「作者姓」的部分就是依序取前三位作者姓的第一個字母所組成,每個字母都大寫,最後再將加上一個「+」,表示作者不只三位。例如由 Tian He, Chengdu Huang, Brian M. Blum, John A. Stankovic, 和 Tarek Abdelzaher 於 2003 年出版的論文,就編碼為 HHB+03。
如果僅就一位碩士生所收集研讀的論文而言,上述編碼方式應該不太會遇到衝突的。但是如果真的有兩篇論文的編碼衝突,則在編碼的最後面依序以 a, b, c, ... 來分別。
上述編碼過程中,如果遇到作者的姓是由兩個 word 所組成的,則我傾向於取最後一個 word 的開頭字母做為代表。即用 R 代表 El Rewini,而以 N 代表 von Neumann。